Regulamento de Normas Éticas e Procedimentais de Mediação da Câmara MEDIARE

O presente Regulamento de Normas Éticas e Procedimentais de Mediação (“Regulamento”) é de observância obrigatória nos procedimentos de Mediação realizados na Câmara MEDIARE – Diálogos (“Câmara”). São complementarmente aplicáveis as normas do Código de Ética de Mediadores do Conselho Nacional das Instituições de Mediação e Arbitragem – CONIMA. Os casos que tenham como parte a Administração Pública poderão ser regulados ainda por outras normas.

 

I. Do instituto da Mediação

I.1 A Mediação é um meio de gestão de controvérsias, de caráter voluntário, não-adversarial e flexível, pautado pelo protagonismo e pela coautoria (“Mediação”). Seu procedimento é norteado pelos compromissos de boa-fé, entendimento recíproco e construção de soluções de benefício e satisfação mútuos, e é conduzido por terceiros imparciais e independentes, os mediadores. A liberdade na construção de alternativas para a controvérsia tem como pilar o princípio da autonomia da vontade, respeitando os princípios éticos e as normas de ordem pública.

I.2 Podem ser submetidos à Mediação conflitos que tratem de direitos disponíveis ou indisponíveis que admitam transação, envolvendo duas ou mais pessoas, físicas ou jurídicas.

I.3 Na Câmara, os mediadores atuarão em co-mediação, ou seja, em dupla, a qual, preferencialmente, deverá ter caráter interdisciplinar.  A condução do processo de diálogo será pautada pela competência e diligência, assim como pela imparcialidade e independência dos mediadores com relação aos mediandos e ao tema mediado, sendo certo que a Mediação e as informações geradas em seu curso são confidenciais, ressalvadas as possíveis estipulações em contrário pelos mediandos e as exceções legais, tal como o disposto no artigo 31 da Lei n.º 13.140/2015 (Lei da Mediação), que permite aos mediandos dispensarem expressamente o sigilo de reuniões privadas.

I.4 Os mediadores cuidarão para que haja equilíbrio de participação, suficiência de informação e coautoria de decisão, sugerindo inclusive que os mediandos procurem informação técnica e legal, sempre que necessário.

II. Da solicitação de Mediação

II.1 Qualquer pessoa física capaz ou pessoa jurídica regularmente constituída e representada pode requerer à Câmara a instauração de um procedimento de Mediação. A solicitação deve ser feita à secretaria da Câmara, que oferecerá Formulário de Informações Preliminares para Mediação, a ser preenchido pelos interessados ou por mediador encarregado do contato inicial e ratificado ou retificado pelos interessados.

II.2 As informações preliminares prestadas pelas partes serão analisadas por uma equipe técnica, que também conduzirá a sessão de pré-mediação (“Sessão de Apresentação”), ampliando o quadro de conhecimentos sobre o caso e sobre a Mediação. Os currículos da equipe técnica mobilizada estarão disponíveis na página da Câmara na Internet.

III. Da Pré-mediação e do procedimento de Mediação

III.1 Um mediador integrante da Câmara entrará em contato por telefone com a parte solicitante a fim de ampliar as informações preliminares, identificar a melhor forma de convidar as demais partes e agendar com brevidade a Sessão de Apresentação (que poderá ser mais de uma, conforme as partes decidam e negociem). A parte solicitante e a parte convidada participarão presencialmente das sessões e reuniões, e quando forem pessoas jurídicas, deverão se fazer presentes por meio de representante(s) legalmente constituído(s) para a Mediação com poderes específicos para participação e, quando assim desejado, para deliberação. A Sessão de Apresentação será conduzida por uma dupla de mediadores composta necessariamente por pelo menos 01 (um) mediador integrante do Painel de Mediadores da Câmara.

III.2 A Sessão de Apresentação e as reuniões de Mediação serão realizadas em local oferecido pela Câmara ou proposto consensualmente pelos mediandos e acordado com os mediadores com razoável antecedência. As reuniões de Mediação poderão ser conjuntas ou privadas.

III.3 Desde que haja consenso, os mediandos poderão se fazer acompanhar por advogados (ou defensores públicos, conforme o caso) e outros assessores técnicos ou pessoas de sua confiança, os quais também ficarão sujeitos ao compromisso de observância das normas éticas, procedimentais e de confidencialidade aqui estabelecidas ou referidas. Em comparecendo uma das partes assessorada por advogado (ou defensor público, conforme o caso) e alguma outra não, o mediador suspenderá o procedimento até que todas estejam devidamente assistidas. Se o desbalanceamento disser respeito a assessor técnico de outra natureza, o mediador poderá suspender o procedimento até que todas as partes estejam assistidas por assessores técnicos.

III.4 Serão prestadas na Sessão de Apresentação as informações relativas aos princípios norteadores da Mediação, seu procedimento e metodologia de trabalho, esclarecendo-se eventuais dúvidas. Os mediandos serão convidados a oferecer descrição de suas percepções sobre os fatos e a compartilhar suas expectativas.

III.5 A escolha dos mediadores caberá às partes. Caso as partes optem por eleger mediador externo, será necessário que o outro mediador da dupla seja integrante do Painel de Mediadores da Câmara. Em cabendo à Câmara a indicação do(s) mediador(es), serão observados os princípios da especialidade e da interdisciplinaridade, além dos critérios que dimensionam a complexidade do caso (item IV.4). Os mediadores internos e os mediadores externos deverão firmar termo de adesão a este Regulamento.

III.6 Na hipótese dos mediandos desejarem indicar mediador externo ao Painel de Mediadores da Câmara, deverão fazê-lo por consenso quanto a tal opção e quanto ao nome escolhido, submetendo ao Conselho Diretor da Câmara o currículo respectivo, para que esta ratifique ou não a escolha do mediador externo indicado.

III.7 Os mediadores internos ou externos ao Painel de Mediadores da Câmara analisarão preliminarmente o caso com vistas a identificar sua adequação à Mediação, o nível de complexidade segundo o item IV.4 abaixo e a conveniência de eventuais ajustes na composição da equipe.

III.8 Uma vez definida pelos mediandos e pelos mediadores a participação na Mediação, cada mediador deverá encaminhar à secretaria da Câmara seu respectivo Termo de Independência e Imparcialidade e informar acerca de eventual fato que possa gerar dúvida quanto à sua participação na Mediação. Caso um mediador não aceite participar na Mediação, deverá comunicar tal fato, por escrito, sem declinar aspectos específicos.  

III.9 No caso de impedimento ou indisponibilidade de algum mediador para a fase de pré-mediação ou para o decurso do procedimento de Mediação, ocorrerá sua substituição com base nos mesmos critérios objetivos que nortearam a escolha original.

III.10 A atividade de Mediação é personalíssima, razão pela qual a eventual inobservância de normas éticas ou procedimentais será de responsabilidade integral e exclusiva do próprio mediador. A responsabilidade da Câmara se limitará às atividades por ela desenvolvidas, as quais se restringem ao apoio secretarial para o procedimento de Mediação. 

III.11 Uma vez confirmadas a adequação do método ao caso e a adesão dos mediandos aos termos da Proposta de Prestação de Serviços enviada pela Câmara, inclusive quanto à aceitação dos mediadores indicados para o caso, será formalizado o Termo de Participação em Mediação.

III.12 Quando a Mediação ocorrer durante um processo judicial ou arbitral, os mediadores deverão sugerir aos mediandos que requeiram ao juiz ou árbitro sua suspensão por prazo suficiente para a solução consensual da controvérsia.

III.13 Os mediadores e a secretaria da Câmara não atuarão como testemunhas em processo adversarial que verse sobre o objeto da controvérsia submetida à Mediação.

III.14 Os mediadores zelarão pela observância das regras de sigilo (confidencialidade) acordadas na Pré-Mediação e na Mediação, exceto conforme determinado por lei[1].

III.15 As reuniões registradas em atas serão disponibilizadas para as partes mediante definição consensual neste sentido pelos mediandos.

III.16     A qualquer documento apresentado em via física ou eletrônica no curso do procedimento da Mediação deverá ser aposta tarja de confidencialidade, e o mesmo será devolvido após o fim da necessidade ou conveniência de seu uso ou exibição.

III.17 Salvo outro acordo com os mediandos, a secretaria da Câmara manterá como documentação do procedimento da Mediação, quando do seu encerramento ou suspensão, apenas uma via original do Termo de Acordo, do Termo Final, ou do documento que tenha registrado a suspensão, conforme o caso.

IV. Dos custos

IV.1 A Câmara manterá tabela de Taxa de Registro, Taxa de Administração e de Honorários dos mediadores, cujos termos poderão ser revistos periodicamente. Cada Setor Temático da Câmara possui suas especificidades e consequente Tabela de Custos que será compartilhada com os interessados na Pré-mediação.

IV.2 Salvo negociação distinta com os interessados, a Taxa de Registro será paga na fase de Pré-mediação, pela parte solicitante, contra recibo respectivo. Em se materializando a adesão de todos os envolvidos à Mediação mediante assinatura conjunta do Termo de Participação em Mediação, as partes tornarão definitivo o pagamento da Taxa de Registro, contra emissão da(s) respectiva(s) nota(s) fiscal(is), segundo o percentual de participação que definam por consenso, dando-se o vencimento do pagamento no prazo de 5 (cinco) dias úteis a contar da expedição em questão.

IV.3 A A Taxa de Administração será paga mensalmente pelos mediandos a partir, inclusive, da terceira hora de Pré-mediação, com base na avaliação inicial de complexidade feita a partir do Formulário de Informações Preliminares.

IV.4 Os Honorários dos mediadores serão definidos de acordo com a complexidade do caso identificada a partir de critérios objetivos, dentre os quais: número de partes direta e indiretamente envolvidas, tempo da controvérsia, escalada do conflito (histórico, e intensidade), grau de judicialização ou arbitralização, questões técnicas, e valores estimados envolvidos.

IV.5 Após a Sessão de Apresentação, será encaminhada para as partes, com vistas à análise e possível aprovação, Proposta de Prestação de Serviços na qual constarão: (i) a sugestão da dupla de mediadores, com sua respectiva qualificação; (ii) o cronograma preliminar de atendimento; e (iii) a ratificação ou retificação dos valores da Taxa de Registro e da Taxa de Administração identificados inicialmente após o preenchimento do Formulário de Informações Preliminares, e os Honorários (“Custos da Mediação”) dos mediadores.  

IV.6 Assim como a Taxa de Registro, a Taxa de Administração e os Honorários dos mediadores serão devidos conforme a alocação percentual que seja definida por consenso entre as partes.  No caso de uma das partes estar impossibilitada de pagar a Taxa de Administração e/ou os Honorários dos mediadores, a outra parte poderá efetuar o pagamento do respectivo valor de modo a manter em curso o procedimento da Mediação. Caso não seja efetuado o pagamento de quaisquer Custos da Mediação por ao menos 15 (quinze) dias após o vencimento respectivo, a Mediação poderá ser suspensa, e caso tal prazo atinja 30 (trinta) dias, cumulativos ou não, a Mediação será automaticamente considerada encerrada.  

IV.7 Para o cômputo dos Honorários dos mediadores, serão consideradas as horas despendidas pelos mediadores na condução de reuniões conjuntas e/ou privadas (independente do comparecimento efetivo do(s) mediando(s) às reuniões agendadas, salvo cancelamento com 24 (vinte e quatro) horas de antecedência, considerando os dias úteis), assim como aquelas dedicadas à eventual elaboração de atas e minutas de acordo. As horas despendidas no atendimento de telefonemas ou troca de e-mails serão cobradas mediante definição consensual com os mediandos. Em casos excepcionais, poderá ser também acordada a remuneração pelas horas despendidas na preparação para as reuniões ou para análise da sua realização.  

IV.8 Os Honorários referentes à Sessão de Apresentação (pré-mediação), se ela for única e com duração de até duas horas, não serão cobrados. No caso de Mediação de natureza comercial ou societária, as horas despendidas na Sessão de Apresentação serão cobradas sempre que a controvérsia tenha sido originada de contrato que contenha cláusula de Mediação, ou os mediandos convencionarem formalmente a aceitação da referida cobrança a despeito da ausência de tal cláusula.

IV.9 Os Honorários dos mediadores serão, em geral, definidos pelo critério de hora de Mediação alocada pelas partes. Em casos excepcionais e mediante acordo, os Honorários pela condução da Mediação poderão ser estabelecidos em valor fixo, ou pela incidência de percentual sobre o valor estimado da controvérsia. Em nenhuma hipótese caberá a estipulação de honorários de êxito para os mediadores.  

IV.10 Salvo negociação distinta com os mediandos, no caso de a cobrança se dar por hora, os mediandos depositarão, com antecedência mínima de 48 (quarenta e oito) horas úteis, os valores correspondentes ao tempo estimado para a(s) reunião(ões) seguinte(s), bem como quaisquer valores complementares referentes a reuniões anteriores. O relatório da carga horária será enviado mensalmente pela secretaria da Câmara aos mediandos. Por ocasião do aceite da proposta de serviços de Mediação, os mediandos deverão efetuar o pagamento de Honorários equivalente a uma carga horária mínima de 05 (cinco) horas para casos de Mediação de baixa ou média complexidade e de 10 (dez) horas para casos de Mediação de alta ou altíssima complexidade. Caso não haja comparecimento à primeira reunião de Mediação, tal valor será devolvido. 

IV.11 Se as reuniões ocorrerem fora do município do Rio de Janeiro, serão devidos relativamente ao translado (porta a porta) dos mediadores, valores na proporção de 50% (cinquenta por cento) do valor da hora de Honorários, e o valor integral das despesas com transporte, hospedagem e alimentação. O valor dessas despesas será antecipado pelos mediandos em cada situação mediante estimativa apresentada pela secretaria da Câmara, e será justificado pelos mediadores mediante apresentação dos respectivos comprovantes. Eventuais ajustes, a maior ou a menor, serão feitos mensalmente pelos mediandos com base em balanço apresentado pela secretaria da Câmara. Nos casos em que as despesas integrem a receita tributável, ao valor das despesas será acrescido o respectivo ônus tributário.

IV.12 No caso de honorários em valor fixo ou em percentual sobre o valor estimado da controvérsia, o pagamento deverá se dar em número e periodicidade de parcelas correspondentes ao tempo estimado de duração da Mediação conforme seja previsto no Termo de Participação em Mediação, devendo a primeira parcela ser em montante não inferior a 50% (cinquenta) por cento do valor fixo ou do percentual estimado da controvérsia.

IV.13 Encerrada a Mediação por qualquer motivo, a secretaria da Câmara prestará contas aos mediandos, na forma do previsto no tópico VII abaixo.

V. Do Termo de Participação em Mediação

V.1 O Termo de Participação em Mediação deverá conter, nos termos da legislação aplicável:

(i) nome completo, nacionalidade, estado civil, profissão, número e órgão expedidor da identidade, inscrição no CPF/CNPJ, endereço com CEP, telefones fixo e celular, e-mail e, no caso de pessoa jurídica, razão social, demais dados de qualificação corporativa e identificação de quem a representará na Mediação de acordo com o contrato social, estatuto ou procuração com poderes específicos para participação (e quando desejado, de deliberação) que venham a ser apresentados; 

(ii) nome completo, inscrição no órgão de classe, endereço com CEP, telefone e e-mail dos assessores jurídicos, assessores técnicos ou outras pessoas de confiança;

(iii) nome completo, telefone e e-mail dos mediadores que atuarão no caso;

(iv) os temas que motivam a Mediação (e, quando aplicável, a delimitação de sua duração e de seu escopo);

(v) a confirmação, e eventuais ressalvas, do compromisso de confidencialidade dos participantes da Mediação, inclusive no tocante aos documentos aportados, e o registro da vedação legal de os profissionais envolvidos na Mediação atuarem como testemunha em processo judicial ou arbitral que verse parcial ou totalmente sobre o objeto da Mediação;

(vi) estimativa de número, frequência e duração das reuniões de Mediação;

(vii) a possibilidade de ocorrência de reuniões conjuntas e/ou privadas;

(vii) o lugar e o idioma da Mediação;

(viii) se os mediandos querem receber cópia das atas;

(ix) outras informações relevantes.

V.2 Transcorrido tempo suficiente i) para conscientização dos mediandos sobre os benefícios da Mediação em curso (Mediação Facilitativa), e ii) para que os mediadores tenham construído uma visão técnica apurada sobre o caso, e ainda,  iii) tendo sido esgotados os esforços para uma solução consensual, os mediandos  poderão, em conjunto e conforme previsto no Termo de Participação em Mediação ou em um adendo a este, solicitar aos mediadores, por escrito, um parecer técnico não vinculante sobre parte da controvérsia ou sobre o todo da matéria mediada (Mediação Avaliativa), com vistas a terem mais esse elemento a considerar em seu próprio convencimento e processo decisório. A complexidade da matéria selecionada para o parecer não vinculante determinará valores financeiros e prazos de apresentação respectivos, oferecidos em proposta formal aos mediandos para aprovação prévia.

VI. Do Termo de Acordo na Mediação

VI.1 Os acordos alcançados na Mediação poderão ser totais ou parciais, definitivos ou provisórios, devendo ser transcritos em linguagem adequada ao entendimento dos mediandos e de seus assessores ou pessoas de confiança.

VI.2 No caso de acordos parciais ou de interrupção do procedimento de Mediação, o mediador poderá auxiliar os mediandos a identificarem método de gestão de controvérsias que se mostre adequado às questões remanescentes.

VI.3 Se o acordo alcançado preliminarmente for provisório, os mediandos e seus assessores decidirão sobre o período de vigência e a data de retorno para avaliação e eventuais ajustes.

VI.4 O Termo de Acordo na Mediação será assinado pelos mediadores, mediandos e eventuais assessores, em número de cópias correspondente ao número de mediandos e de mediadores, acrescido de 01 (uma) via a ser arquivada na secretaria da Câmara.

VI.5 Quando a matéria não exigir homologação, os mediandos poderão optar por acordos verbais, ou pela formalização do acordo como contrato ou título executivo extrajudicial, segundo interesse próprio ou a orientação dos assessores. No caso de não ser formalizado como título executivo extrajudicial, os mediandos deverão estar cientes de que o acordo não poderá ser objeto de ação judicial (monitória ou de execução).

VI.6 Caso os mediandos solicitem, ou a matéria demande, os acordos poderão ganhar linguagem jurídica, com a assistência dos assessores jurídicos, inclusive para fins de homologação judicial. Nestes casos, os mediadores devem, mediante solicitação, estar disponíveis para auxiliar a manter a fidelidade do texto original, conforme elaborado em conjunto com os mediandos e assessores.

VI.7 Os acordos poderão contemplar a possibilidade de supervisão de seu cumprimento.

VII. Do encerramento – Termo Final de Mediação

VII.1 A Mediação será encerrada mediante Termo Final de Mediação celebrado em razão de acordo, atraso de pagamento superior ao tolerado neste Regulamento, decisão unilateral por parte de qualquer dos mediandos ou decisão unilateral por parte de qualquer dos mediadores (quando não for acordada sua substituição por outro mediador).

VII.2     O acordo parcial ou global, de caráter definitivo ou transitório, e seu teor, poderá constar do Termo Final de Mediação.

VII.3 O Termo Final de Mediação será firmado em tantas vias originais quanto for o número de mediandos e mediadores, além de uma via que ficará em poder da secretaria da Câmara, a qual será por esta arquivada por 36 (trinta e seis) meses e será descartada subsequentemente.  

VII.4 Na hipótese de os mediadores entenderem que a negociação se tornou improdutiva ou em havendo motivação ética (neste caso, os mediadores não declinarão as razões) que torne impossível a continuidade da Mediação, o Termo Final de Mediação deverá apenas declarar o encerramento do procedimento e conter a assinatura ou a comprovação de ciência dos mediandos.

VII.5 Caso qualquer dos mediandos decida encerrar o procedimento de Mediação, o Termo Final de Mediação deverá conter a respectiva declaração da vontade escrita e a manifestação formal de ciência pelas demais partes, sendo vedada qualquer tentativa de persuasão por parte dos mediadores quanto à continuidade do procedimento.

VIII. Das disposições finais

VIII.1 Para fins de pesquisa e levantamento estatístico, a Câmara se reserva o direito de publicar dados quantitativos (número de: adesões/não adesões ao procedimento; acordos totais/parciais, provisórios/definitivos; dentre outras possibilidades) e qualitativos (melhora no relacionamento e restauro do diálogo), com relação aos casos atendidos, sendo resguardado o anonimato relativo aos mediandos e assessores e o sigilo quanto ao mérito das questões tratadas.

VIII.2 Aplica-se ao procedimento de Mediação o Regulamento vigente na data da assinatura do respectivo Termo de Participação em Mediação. Eventuais lacunas deste Regulamento poderão ser preenchidas pelos mediadores em conjunto com os mediandos, devendo ser convalidadas pelo Conselho Diretor da Câmara. 

VIII.3 A Câmara e os mediadores não terão responsabilidade sobre os termos de eventual acordo ou de outra forma de encerramento da Mediação, ou da sua suspensão, os quais resultam da deliberação, protagonismo e coautoria dos próprios mediandos.

VIII.4 Os mediadores ficam impedidos, durante todo o procedimento da Mediação e pelo prazo de 12 (doze) meses após a data de assinatura do Termo Final de Mediação ou do Termo de Acordo na Mediação, de participar ou assessorar em procedimentos de qualquer natureza relacionados à matéria que foi objeto do procedimento de Mediação em questão e que envolvam qualquer dos mediandos, salvo a retomada da Mediação. Após decorrido tal prazo, poderão participar ou assessorar em procedimentos envolvendo quaisquer dos mediandos desde que tais procedimentos não tenham correlação direta ou indireta com a controvérsia anteriormente mediada.  

VIII.5 O presente Regulamento entra em vigor na data de sua publicação na página do MEDIARE na Internet, e será registrado em cartório de Registro de Títulos e Documentos, podendo ser alterado somente mediante aprovação expressa e específica do Conselho Diretor da Câmara.

Rio de Janeiro, 28 de Janeiro de 2017.

 

Acesse em PDF o Regulamento 2017.

 

[1] O Art. 30 da Lei 13.140/2015 (Lei de Mediação) dispõe que não se submete à regra da confidencialidade informação relativa à ocorrência de crime de ação pública; também ressalta que a confidencialidade não afasta dos mediadores, partes, prepostos e advogados o dever de prestarem informações à administração tributária ao final da mediação.

 

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